Audit Internal dan Eksternal Mutu

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI)

Untuk menghadapi persaingan global Fakultas Ilmu Budaya UB harus mampu mempertahankan bahkan meningkatkan daya saing di tingkat nasional maupun internasional. Untuk itu, Fakultas Ilmu Budaya UB terus berupaya meningkat mutu, relevansi dan efisiensi layanan dengan mengembangkan sistem penjaminan mutu. Penjaminan mutu di tingkat Fakultas dilakukan dengan pembentukan Gugus Jaminan Mutu (GJM). Gugus Jaminan Mutu memiliki tugas utama untuk menjamin tersedianya dokumen-dokumen mutu Fakultas. Ada pun dokumen-dokumen mutu yang tersedia di FIB meliputi; Dokumen-dokumen Visi dan Misi, Renstra, Renop, Program Kerja, Pedoman Pendidikan, Standar Mutu Fakultas, Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Dokumen-dokumen Pendukung, Borang-borang, Instruksi Kerja (IK) dalam berbagai bidang dengan kekhususan pada usaha untuk mendukung pencapaian kualitas PBM seperti yang direncanakan. Selain menjamin tersedianya dokumen-dokumen mutu fakultas, GJM berkoordinasi dengan Unit Jaminan Mutu (UJM) di tingkat Jurusan untuk melakukan monitoring dan evaluasi atas pelaksanaan MP dan IK yang telah ditetapkan.

Butir-butir mutu yang dijamin melalui Sistem Penjaminan Mutu FIB:

  • Kurikulum
  • Sumber daya manusia (dosen dan tenaga penunjang)
  • Mahasiswa
  • Proses belajar mengajar
  • Sarana Prasarana
  • Suasana Akademik
  • Penelitian dan Publikasi
  • Pengabdian kepada masyarakat
  • Manajemen Akademik
  • Sistem Informasi Akademik

Dalam kaitannya dengan mahasiswa, sistem penjaminan mutu yang telah disusun memberikan manfaat terutama :

1)      dengan adanya standart yang harus dicapai maka ada jaminan untuk meningkatkan kualitas layanan pembelajaran,

2)      ada panduan tertulis tentang aktivitas pembelajaran,

3)      selalu dilakukan monitoring dan evaluasi terhadap kinerja FIB secara rutin untuk perbaikan kinerja,

4)      adanya standar, panduan, dan monev yang terus menerus dilakukan maka diharapkan kualitas lulusan juga meningkat.

Ada pun bidang yang diaudit selalu berubah pada setiap siklusnya. Mekanisme terpola yang dimaksud di atas adalah sebagai berikut;

  1. PJM menentukan dan menyiapkan bidang audit yang akan dilaksanakan pada siklus berjalan,
  2. PJM melengkapi instrument-instrumen audit,
  3. PJM melakukan sosialisasi rencana audit internal kepada unit-unit yang akan diaudit,
  4. Unit kerja yang akan diaudit mengisi borang audit sesuai dengan apa yang terjadi di unit masing-masing,
  5. PJM melalui auditor-auditornya melakukan audit yang intinya adalah melakukan cross check terhadap apa yang diisi dalam borang dengan kondisi real yang dimiliki masing-masing unit,
  6. Tim auditor dari PJM membuat laporan audit yang intinya adalah catatan-catatan temuan yang harus diperhatikan oleh unit kerja yang diaudit,
  7. Masing-masing unit yang diaudit melakukan klarifikasi terhadap hasil temuan tim auditor dengan langkah-langkah; mencari akar masalah temuan, rencana perbaikan, dan dokumen sebagai bukti fisik terjawabnya atau terselesaikannya temuan itu.

Daftar Dokumen Jaminan Mutu yang tersedia

  1. Struktur Organisasi FIB
  2. Visi, Misi dan Tujuan
  3. Manual Mutu FIB
  4. Rencana Strategis FIB
  5. Program Kerja FIB
  6. TUPOKSI GJM
  7. Program Kerja GJM FIB
  8. TUPOKSI UJM
  9. SK GJM
  10. Surat Tugas UJM
  11. Standar Mutu FIB

AIM Siklus 9

AIM Siklus 10

AIM Siklus 11

AIM Siklus 12

  1. Borang Temuan Siklus 12
  2. Borang Klarifikasi siklus 12

Tindakan Lanjut Audit

Struktur Organisiasi SPMI FIB-UB:

Gugus Jaminan Mutu FIB
Ketua: Hamamah, Ph.D.

Unit Jaminan Mutu Bahasa dan Sastra
Ketua: Fariska Pujiyanti, M.Hum